Ya son varios los estudios que nos están diciendo que el teletrabajo está haciendo disminuir la productividad en las empresas. A pesar de trabajar más horas, tenemos una mayor dificultad para alcanzar nuestros objetivos profesionales. Una muy mala noticia, sin duda. Que demuestra que hemos aprendido muy poco en la pandemia y que las nuevas formas de trabajar están muy lejos de ser una realidad en la mayoría de las grandes corporaciones.
Es cierto que la pandemia no ayuda y, en muchos negocios, cuesta más llegar a a objetivos ahora que antes del COVID. Pero, aún a pesar de este efecto, parece que no acabamos de conseguir trabajar con la misma eficacia y eficiencia que demostrábamos cuando todos trabajábamos en oficina.
Aunque, no nos engañemos, tampoco la productividad de los oficinistas españoles antes de la pandemia era para tirar cohetes. Así que mejorar la productividad individual en el nuevo escenario de trabajo híbrido en el que nos encontramos parece un objetivo irrenunciable para la mayor parte de nuestras empresas. ¿Cómo podemos conseguirlo?
Por nuestra experiencia ayudando a empresas de diferentes sectores a implantar de forma efectiva su modelo de trabajo híbrido, existen tres grandes áreas de mejora que las empresas tienen que abordar de forma necesaria si de verdad quieren implantar un modelo de trabajo híbrido eficaz
¿Cómo mantener la productividad en un modelo de trabajo híbrido?
La gestión de la agenda
La adopción del teletrabajo por las empresas ha destrozado la agenda de la mayor parte de sus empleados. Y esto hace que las empresas, ahora mismo, estén esclerotizadas. Nos pasamos la vida en interminables reuniones, casi siempre poco productivas, excesivamente largas y con demasiados participantes. En muchos casos los empleados dedican hasta un 70% de su tiempo a reuniones, por lo que no consiguen encontrar tiempo para realizar trabajo de concentración que les permita avanzar en sus tareas individuales de más valor.
El resultado es por todos conocido. La jornada de trabajo se extiende más de lo deseable y en los profesionales se genera eso que se ha llamado «fatiga de zoom» que no es otra cosa que el estrés causado por pasarse la vida de reunión en reunión mientras uno ve como sus tareas individuales no avanzan.
La solución a este extendidísimo problema pasa por establecer una sistemática de reuniones y gestión de agendas compartida por toda la organización. Cada profesional, necesariamente, ha de contar con la posibilidad de bloquear un tercio de su agenda para trabajo de concentración, y hacerlo en espacios de entre dos y tres horas, de forma que en cada uno de ellos puede iniciar y terminar sin interrupciones una tarea que requiera alta concentración. Además, es necesario compartir una cultura de reuniones eficientes que permita que las reuniones se reduzcan a las mínimas indispensables, se optimice su duración y se asegure que no hay personas en la reunión que no tendrían por qué estar. Como criterio de referencia, un profesional no debería dedicar más de un tercio de su tiempo semanal a reuniones, un tercio de su trabajo dedicado a trabajo de concentración y el tercio restando ocuparlo en tareas no planificadas.
Solamente si medimos el tiempo que nuestros empleados dedican a cada uno de estos grandes tipos de tareas estaremos en condiciones de empezar a tomar conciencia de la magnitud del problema. Se abre aquí una gran oportunidad para introducir el análisis de datos en la gestión de los Recursos Humanos de las empresas.
La programación individual
Es un hecho fácilmente constatable que la mayor parte de los empleados de las empresas llevan de una u otra manera una lista de tareas pendientes. En el entorno de trabajo presencial, era relativamente sencillo encontrar tiempo para ir realizando cada una de las tareas y sacando el trabajo adelante. El problema que surge en nuevo entorno de teletrabajo es que la fragmentación de la agenda, las constantes reuniones y las frecuentes interrupciones por teléfono, mail o whatsapp no permiten al profesional completar tareas de su lista y la lista se va haciendo cada vez más larga, a la vez que los asuntos se van «encallando». Todo esto genera un importante estrés en el profesional que cada día está más angustiado de ver que nada de lo que lleva sale para adelante.
La solución a este problema pasa porque los profesionales desarrollen su competencia de planificación y sean capaz de distinguir diferentes horizontes temporales. Mensualmente un profesional debería plantearse cuales son los retos del mes y que proyectos o tareas ha de sacar adelante. Una vez por semana, idealmente el viernes a última hora o el lunes por la mañana, el profesional debería establecer sus objetivos semanales e identificar aquellas tareas de mayor calado y que requieren un mayor nivel de concentración. Esas a las que Covey llama «piedras grandes» y que son las primeras que tenemos que establecer en nuestra planificación semanal para asegurarnos de que salgan adelante. Una vez ubicadas las piedras grandes, que idealmente tendrán que estar en los días en los que el profesional no teletrabaja, estará en condiciones de ir llenando su agenda con otras tareas de menor envergadura. Además, deberá dejar tiempo en su planificación para tareas no planificadas, que surgen durante la semana de manera reactiva, y que terminan por consumir una parte importante de nuestro tiempo de trabajo.
Cada día de trabajo, al comenzar, el profesional debe hacer un «check in» y elaborar su lista de tareas diarias. Y al final del día, realizar un check out y revisar en que medida ha cumplido sus objetivos de trabajo diario
Como escuche decir una vez a Susana Lluna Beltrán, si queremos ser productivos, es imprescindible que mantengamos actualizada nuestra lista de tareas. Los profesionales que descuidan su lista de tareas normalmente terminan trabajando para la lista de tareas de los demás.
El desarrollo de las habilidades digitales de los empleados
Pocas empresas son conscientes del bajísimo nivel de habilidades digitales de sus empleados. En un entorno de trabajo presencial la falta de habilidades digitales tiene un impacto negativo sobre la productividad, en un entorno de trabajo híbrido, la destruye.
Las empresas no podemos dar por sentado que nuestros empleados están alfabetizados digitalmente. Una cosa es que todo el mundo sea capaz de hacer cosas delante de un ordenador y otra muy distinta es que sean capaces de aprovechar todas las posibilidades que la ofimática colaborativa pone a disposición de las empresas.
Seguimos viendo a empleados y directivos que revisan documentos de word escribiendo en rojo en vez de usar el control de cambios, que cruzan cuatro correos electrónicos antes de cerrar una reunión en vez de utilizar la funcionalidad de no aceptar y proponer otra fecha en outlook o que siguen enviando pesadísimos correos adjuntos en vez de enviar enlaces Sharepoint. También nos llama la atención el impacto negativo en la productividad de las reuniones que tienen la falta de destreza en las herramientas de colaboración on line.
Por no hablar de los problemas de seguridad informática que la generalización del teletrabajo ha causado en algunas empresas. Coincidiendo con la pandemia algunas grandes empresas han sufrido ataques informáticos que han ralentizado el rendimiento de sus sistemas y que incluso han tenido parados a departamentos enteros durante semanas.
Las empresas, especialmente las grandes corporaciones, se tienen que tomar en serio el desarrollo de la mentalidad y las habilidades informáticas de sus empleados. La mejor forma es realizar una evaluación general de las habilidades digitales de toda la plantilla y, a partir de los resultados, realizar planes de formación digital segmentados en función de las necesidades formativas de sus empleados. Un sencillo test de habilidades digitales como este que proponemos aquí, permite a una empresa conocer cómo se encuentra su plantilla y compararla con su sector y con el mercado en general. Lo que está claro es que contar con algún tipo de fórmula de teletrabajo aumenta el atractivo de la empresa como empleador. Especialmente en determinados colectivos y franjas de edad, una empresa no podrá contratar el talento que necesita si no ofrece, al menos, un modelo de trabajo híbrido a sus empleados.
Por eso las grandes empresas no pueden darse por vencidas y volver a fórmulas de trabajo previas al COVID. Implantar un modelo de trabajo híbrido compatible con la productividad es uno de los mayores retos estratégicos de las direcciones de Recursos Humanos.
Si necesitan ayuda, en Moebius Consulting estaremos encantados de acompañarles en esta aventura. [uncode_vertical_text vertical_text_h_pos=»0″ z_index=»0″ uncode_shortcode_id=»107672″]Vertical text.[/uncode_vertical_text]
